1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns jederzeit unter den oben genannten Kontaktdaten.

2. Rollenverteilung

Für die Website telefon.app sind wir datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Beim Betrieb des Dienstes „Telefon App" für eine Organisation (z. B. eine Praxis, Kanzlei oder ein Betrieb) verarbeiten wir die Daten der Anruferinnen und Anrufer im Auftrag dieser Organisation. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist die jeweilige Organisation, die den Dienst einsetzt; wir werden als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) tätig. Für Auskünfte zu einem konkreten Anruf wenden Sie sich daher bitte an die Organisation, die Sie angerufen haben.

3. Aufruf der Website & Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Browser automatisch Informationen an den Server unseres Hosters gesendet und in sogenannten Server-Logfiles temporär gespeichert. Erfasst werden:

• anonymisierte bzw. gekürzte IP-Adresse des anfragenden Geräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite/Datei sowie übertragene Datenmenge,
• Meldung über erfolgreichen Abruf (HTTP-Statuscode),
• Browsertyp und -version, Betriebssystem und Referrer-URL.

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien Verbindungsaufbaus, einer komfortablen Nutzung sowie zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Website setzt keine Tracking-Cookies und keine Analyse- oder Marketing-Dienste ein.

4. Hosting

Unsere Website wird bei einem Hosting-Dienstleister innerhalb der EU betrieben. Der Anbieter verarbeitet in unserem Auftrag die oben genannten Zugriffsdaten auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Server- und Rechenzentrumsstandort ist Deutschland (EU).

5. Schriftarten

Diese Website verwendet die Schriftarten „Inter" und „Fraunces". Die Schriften sind lokal auf unserem Server eingebunden und werden von dort ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder anderen externen Anbietern; beim Laden der Schriften werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übertragen.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung bzw. Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Der Dienst „Telefon App"

Setzt eine Organisation die Telefon App ein, nimmt ein KI-gestützter Assistent eingehende Telefonanrufe entgegen. Dabei können — im Auftrag der jeweiligen Organisation (siehe Ziffer 2) — folgende Daten verarbeitet werden:

• Rufnummer der anrufenden Person (soweit übermittelt),
• Audio des Gesprächs sowie eine daraus erstellte Aufzeichnung,
• ein automatisch erstelltes Transkript des Gesprächs,
• im Gespräch genannte Angaben (z. B. Name, Rückrufnummer, Anliegen) sowie eine automatische Einordnung des Anliegens.

Zweck ist die Anrufannahme, die strukturierte Erfassung des Anliegens sowie gegebenenfalls die Weiterleitung an eine zuständige Person. Zu Beginn des Gesprächs wird — sofern von der Organisation konfiguriert — ein Hinweis auf die Aufzeichnung ausgegeben; Anruferinnen und Anrufer können jederzeit eine Weiterleitung an einen Menschen verlangen.

8. Die Mitarbeiter-App (iOS und Android)

Mit der Mitarbeiter-App nimmt das Personal einer Organisation Anrufe an, übernimmt Gespräche vom Assistenten, ruft zurück und bearbeitet Anliegen. Die App richtet sich nur an Personen, für die die Organisation ein Konto angelegt hat; eine Registrierung in der App gibt es nicht. Auch für diese Daten gilt die Rollenverteilung nach Ziffer 2: Verantwortlich ist die Organisation, die Ihr Konto angelegt hat; wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag.

Welche Daten verarbeitet werden

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Standard-Durchwahl und Ihr Status (z. B. verfügbar oder kurz weg) samt Zeitpunkt der letzten Aktivität. Das Passwort speichern wir nur als Hash.
• Anmeldung: Nach dem Anmelden erhält die App ein Zugangstoken, das 30 Tage gültig ist und im Schlüsselbund des Geräts liegt, dazu die Geräteart (z. B. „iPhone").
• Push-Mitteilungen: Damit Anrufe und Hinweise ankommen, speichern wir die Push-Kennung des Geräts. Eine Mitteilung kann die Rufnummer und den Namen der anrufenden Person sowie einen kurzen Text enthalten; sie wird über den Apple Push Notification service (Apple Inc.) bzw. auf Android über Firebase Cloud Messaging (Google) zugestellt. Beim Abmelden wird die Kennung gelöscht.
• Mikrofon und Gesprächsaudio: Die App nutzt das Mikrofon nur während eines Gesprächs. Ihre Stimme wird über unseren Server zur Gegenstelle übertragen. Hat die Organisation die Aufzeichnung eingeschaltet, umfasst sie das gesamte Gespräch, auch nach einer Übernahme. Eine Mitschrift nach der Übernahme entsteht nur, wenn die Organisation sie ausdrücklich einschaltet (Standard: aus).
• Telefonbuch und Anliegen: Kontakte, die Sie in der App anlegen oder ändern (Name, Rufnummern, Firma, E-Mail, Notiz), und Statusänderungen an Anliegen speichern wir im Telefonbuch bzw. in der Anliegen-Liste der Organisation. Auf das Adressbuch des Geräts greift die App nicht zu. Von Ihnen gewählte Rufnummern erscheinen in der Anrufliste der Organisation.
• Messwerte zum Verbindungsaufbau: Nach jedem angenommenen oder gewählten Anruf sendet die App Zeiten zum Verbindungsaufbau (in Millisekunden), das Ergebnis, App- und Systemversion sowie das Gerätemodell (z. B. „iPhone17,1"), ohne Rufnummern. Sie dienen dazu, die Erreichbarkeit zu sichern und Fehler zu finden.
• Diagnose: Protokolle zum Anrufaufbau bleiben auf dem Gerät. An uns gehen sie nur, wenn Sie in der App „An Support senden" tippen; Rufnummern werden vorher gekürzt.
• Nur auf dem Gerät: Adresse der Anlage, Darstellung, Klangwahl, die zuletzt bestätigte Sitzung und das Firmenlogo. Diese Daten verlassen das Gerät nicht; Sitzung und Logo werden beim Abmelden gelöscht, alles andere mit dem Löschen der App.

Zweck ist die Annahme und Führung von Telefonaten für die Organisation. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags bzw. Arbeitsverhältnisses mit der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie deren berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Telefonie (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die App enthält keine Werbung und keine Analyse- oder Tracking-Dienste Dritter; sie verbindet sich nur mit dem Server der Organisation und mit dem Push-Dienst des Geräts.

Konto löschen: Die Organisation kann Ihr Konto jederzeit sperren. Die vollständige Löschung veranlassen wir auf Wunsch der Organisation oder auf Ihre Anfrage an office@goodcare.at.

9. Eingesetzte Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) besteht:

Die konkret eingesetzten Dienstleister können je nach Konfiguration der Organisation abweichen. Eine aktuelle Übersicht stellen wir auf Anfrage bereit.

10. Übermittlung in Drittländer

Soweit Dienstleister mit Sitz außerhalb der EU/des EWR (insbesondere in den USA) eingesetzt werden, erfolgt eine Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO — insbesondere der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, des EU-US Data Privacy Framework. Ergänzend werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen.

Push-Mitteilungen an die Mitarbeiter-App laufen über die Dienste der Gerätehersteller, Apple Inc. (Apple Push Notification service) bzw. Google (Firebase Cloud Messaging); dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Beide Anbieter sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Für den Dienst gelten — sofern von der Organisation nicht anders konfiguriert — insbesondere folgende Richtwerte:

• Aufzeichnungen: Löschung nach 30 Tagen,
• Transkripte: Löschung nach 90 Tagen,
• Messwerte zum Verbindungsaufbau der App: Löschung nach 90 Tagen (gleiche Frist wie die Transkripte),
• Diagnose-Uploads der App: Löschung nach 30 Tagen,
• Zugangstoken der App: 30 Tage gültig, beim Abmelden sofort ungültig; Push-Kennungen bis zum Abmelden oder bis der Push-Dienst sie als ungültig meldet,
• Konten und Telefonbuch-Einträge: bis zur Löschung durch die Organisation bzw. auf Anfrage,
• Server-Logfiles der Website: Löschung bzw. Anonymisierung nach kurzer Frist.

12. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16),
• Recht auf Löschung (Art. 17),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21).

Betrifft Ihre Anfrage einen konkreten Anruf, richten Sie diese bitte an die Organisation, die Sie angerufen haben (siehe Ziffer 2); wir unterstützen die Organisation bei der Erfüllung. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — in Österreich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

13. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Die Datenübertragung im Web und aus der App erfolgt verschlüsselt über TLS (HTTPS); das Gesprächsaudio zwischen App und Server wird verschlüsselt übertragen (DTLS-SRTP). Der Betrieb des Dienstes erfolgt auf Servern innerhalb der EU.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an unseren Verarbeitungen dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Siehe auch: Impressum · AGB